Identificatie- en meldingsplicht van notarissen

Op 1 juni 2003 zijn een wettelijke meldingsplicht (Wet ongebruikelijke transacties)en de daarbij behorende identificatieplicht (Wet identificatie bij dienstverlening) in werking getreden. Deze beide wetten zijn per 1 augustus 2008 vervangen door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, afgekort WWFT. Deze wettelijke verplichtingen golden reeds voor financiële instellingen. Nu vallen ook de notaris, de advocaat, de makelaar, de belastingadviseur, de bedrijfseconomisch adviseur en de accountant onder deze regelingen. De meldingsplicht kan consequenties hebben voor de geheimhoudingsplicht die in principe altijd voor de notaris geldt.

Meldpunt Ongebruikelijke Transacties

Wanneer de notaris het vermoeden heeft dat hem gevraagd wordt diensten te verlenen die met witwaspraktijken te maken kunnen hebben, is hij verplicht dit te melden bij het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties. Ook wanneer het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen. Cliënten zonder twijfelachtige intenties hebben natuurlijk niets te vrezen.

Verder mogen notarissen op basis van eigen gedragsregels geen contante bedragen aannemen van meer dan 15.000,-. Wanneer er meer wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit bij het meldpunt melden.

De meldingsplicht geldt niet voor diensten die vallen onder het familie- of erfrecht. Voor het doen van belastingaangiften zoals erfbelasting geldt de meldingsplicht wel bij een vermoeden van witwassen.

De notaris hoeft niet te melden indien eventuele (voorgenomen) witwasactiviteiten in een eerste oriënterend gesprek ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De meldingsplicht gaat in op het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde dienst onder de wettelijke meldingsplicht valt.

Identificatieplicht

Aan alle onder de meldingsplicht vallende diensten is een strenge identificatieplicht gekoppeld. Alle cliënten die na 1 juni 2003 een dergelijke dienst door de notaris wil laten verrichten, moeten zich eerste een keer persoonlijk laten identificeren. Ook al kent de notaris ze al jaren. Voordat deze identificatie heeft plaatsgevonden, mag de notaris niet voor de cliënt gaan werken.

De identificatie kan op verzoek en namens de notaris ook worden gedaan door één van de in de inleiding genoemde beroepsbeoefenaren voor wie dezelfde verplichtingen gelden. Dit kan een oplossing zijn voor een cliënt die zich niet persoonlijk door de notaris zelf kan laten identificeren, maar dit wel in een voorstadium kan laten doen door één van deze beroepsbeoefenaren.

Ook belanghebbende personen namens wie de cliënt/opdrachtgever bij de notaris komt, moet geïdentificeerd worden.

Documenten aan de hand waarvan identificatie kan plaatsvinden:

  • -  een geldig reisdocument, in de zin van de paspoortwet;

  • -  een geldig rijbewijs;

  • -  een document waarmee een vreemdeling zijn identiteit en verblijfsrechtelijke status

    kan aantonen;

  • -  een document dat door de minister is aangewezen.

    Wanneer de cliënt een rechtspersoon is, is het niet voldoende alleen de rechtspersoon te identificeren. De cliënt/opdrachtgever moet tevens persoonlijk geïdentificeerd worden. Bij rechtspersonen moet een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel overlegd worden. Het is verstandig dit uittreksel zelf tijdig voor uw bezoek aan de notaris aan te vragen.

    Neem altijd een geldig legitimatiebewijs mee wanneer u een afspraak heeft bij de notaris.